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Automatización de la gestión de gastos con chatbots

Mar 3, 2021

La presentación de informes de gastos es una de las tareas más detestadas en los negocios. La automatización puede ayudar a eliminarlo.

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En nuestros artículos, a menudo pintamos imágenes de cómo sería el futuro si se eliminaran muchas tareas aburridas y repetitivas. Es un mundo más agradable, donde la automatización hace la vida más fácil y las personas se liberan de tareas abrumadoras. Hoy no será diferente, y abordaremos una función comercial que es conocida por el papeleo y los procesos aburridos: la presentación de gastos.

Estamos hablando de algo que casi todo el mundo que trabaja en una empresa ha experimentado. Se compra algo para el trabajo, puede ser cualquier cosa, desde unos cuadernos hasta un largo viaje de negocios, se paga y piensas que todo está hecho y desempolvado. Pero luego, recuerdas que hay algo más que hacer, buscas los recibos y, si aún no los has perdido o borrado el correo electrónico, los pasas al equipo de contabilidad.

Un dolor compartido

Es un problema que sienten especialmente los equipos de ventas y los gerentes que tienen que viajar mucho por trabajo. Necesitan registrar todos los gastos o arriesgarse a perder dinero de su propio bolsillo, convirtiendo el proceso en quizás una de sus tareas más odiadas.

Los equipos de contabilidad también sienten el dolor, ya que es su trabajo perseguir los recibos faltantes y enviar preguntas y recordatorios constantes a las personas que han realizado los gastos para asegurarse de que la información sea correcta. El resultado es que ninguna de las partes soporta bien proceso y a ambas les encantaría verlo desaparecer lo más rápido posible.

En un mundo ideal, todo estaría automatizado, utilizando una interfaz simple que requiere una participación mínima de todas las partes involucradas. Algo que se puede usar mientras se está en movimiento, que puede aclarar cosas y solicitar información faltante de inmediato y puede hacer que la información aparezca mágicamente en las hojas de cálculo del equipo de contabilidad.

Luz al final del túnel

Esta solución existe, o al menos se puede crear fácilmente con la tecnología actual y un socio como nosotros. Se basa en algo que la gente usa todos los días y abre constantemente: aplicaciones de mensajería como WeChat, WhatsApp, Facebook Messenger o incluso Slack. Allí, un chatbot puede servir como interfaz entre los sistemas de la empresa y sus usuarios.

Dependiendo de la situación exacta de la empresa se podría programar de muchas formas pero, a modo de ejemplo, se podría utilizar para enviar un mensaje a los usuarios cada vez que se realiza un pago con tarjeta de empresa, pidiendo una foto de la factura y cualquier otro detalle. que podría ser necesario para presentar el gasto.

En este tipo de sistema la interfaz sería fácil de usar y conversacional, y la alta frecuencia de uso de las aplicaciones de mensajería garantizaría que los usuarios la vieran, eliminando retrasos. Si se combina con un software de procesamiento de imágenes o IA, el sistema también podría extraer automáticamente todos los detalles de la imagen de la factura y usar el chat para hacer preguntas sobre cualquier detalle que no haya podido extraer. Luego, los datos podrían introducirse de inmediato en los sistemas y la hoja de cálculo del equipo de contabilidad, eliminando por completo esta aburrida tarea y facilitando la vida a todas las partes involucradas.

La tecnología está aquí y este futuro podría convertirse fácilmente en el presente de su empresa. Todo lo que necesita hacer para comenzar es usar el enlace de contacto a continuación y dejar que nuestro equipo lo ayude.

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